Mengenal 9 Perbedaan Press Conference dan Press Release 

Meskipun sama-sama bagian dari alat public relations (PR) yang melibatkan komunikasi massa, namun press release dan press conference (konferensi pers) merupakan dua hal yang berbeda. Inilah yang kerap masih disalahpahami oleh banyak orang, terutama yang baru mengenal dunia komunikasi dan publikasi. 

Padahal memahami perbedaan keduanya sangat penting, terutama jika kamu ingin terjun di bidang PR, membangun sebuah perusahaan atau organisasi, masuk ke instansi pemerintah, atau mengelola sektor bisnis skala menengah.

Dengan memahami perbedaan press conference dan press release, kamu jadi bisa menentukan strategi komunikasi publik yang tepat, baik itu berkaitan dengan reputasi dan citra positif, kepercayaan pelanggan atau publik, serta bagaimana mengelola promosi hingga manajemen krisis. 

Definisi Press Conference  dan Press Release

Press conference (konferensi pers) adalah sebuah pertemuan resmi yang diselenggarakan untuk menyampaikan informasi penting kepada publik atau media secara langsung. Biasanya, agenda press conference dimulai dengan pembukaan oleh moderator, penyampaian informasi oleh narasumber, hingga sesi tanya jawab antara narasumber dan wartawan atau jurnalis. 

Sementara itu, press release (siaran pers) merupakan sebuah dokumen yang berisi pernyataan resmi mengenai suatu peristiwa atau isu tertentu yang dikeluarkan oleh perusahaan, organisasi, atau individu untuk disebarluaskan ke publik dan media. Biasanya press release akan dikeluarkan ke publik setelah melalui tahap perencanaan, pengumpulan data, penulisan, hingga review dan persetujuan pihak internal. 

Baca Juga: Top 5 PR Agency Terbaik di Indonesia 

Perbedaan Press Conference dan Press Release

Berdasarkan definisi press conference dan press release, berikut dijabarkan lebih rinci mengenai perbedaan keduanya berdasarkan beberapa aspek pembanding: 

1. Format atau Bentuk

Perbedaan utama dari press conference dan press release yaitu pada bentuk pesannya. Meskipun sama-sama menyampaikan informasi, namun press conference menggunakan format acara langsung di suatu tempat yang didatangi oleh awak media. Sehingga terdapat susunan acara yang terstruktur, mulai dari pembukaan, penyampaian informasi, hingga sesi tanya jawab. 

Sementara itu, press release menggunakan format dokumen tertulis dengan struktur piramida terbalik, yaitu ketika pesan yang krusial akan ditempatkan di awal. Adapun struktur lengkapnya meliputi, headline (judul) yang menarik, dateline (lokasi/tanggal), paragraf pembuka berisi 5W+1H, isi pesan, boilerplate (deskripsi perusahaan), dan informasi kontak media. 

2. Tujuan Kegiatan

Dalam strategi public relations, press conference dan press release sama-sama bertujuan untuk mendapatkan perhatian publik, membangun kepercayaan, dan mengendalikan informasi. Namun, ada sedikit perbedaan tujuan di antara keduanya. 

Press conference diadakan dengan tujuan untuk membuka kesempatan berdiskusi atau tanya jawab. Sementara press release bertujuan untuk menginformasikan secara cepat dan efisien tanpa penjelasan yang kompleks. 

3. Metode Penyampaian

Aspek ini berkaitan dengan bagaimana informasi disampaikan kepada publik. Pada saat press conference, informasi akan disampaikan secara lisan, baik itu tatap muka atau virtual, dengan presentasi langsung oleh narasumber Kemudian, akan berlangsung diskusi terbuka yang membahas banyak hal. 

Berbeda dengan press release yang menyampaikan informasi melalui metode tulisan dan umumnya hanya berisi pesan inti tanpa diskusi lebih lanjut. Biasanya, press release hanya membuat 1-2 halaman saja. 

4. Bentuk Komunikasi 

Saat press conference, akan berlangsung komunikasi dua arah yang dinamis antara penyelenggara atau narasumber dengan jurnalis atau wartawan. Sehingga pihak pendengar juga memiliki kesempatan untuk menyampaikan atau bertanya lebih dalam. 

Sedangkan pada press release, komunikasi yang berlangsung hanya satu arah atau tanpa dialog. Meskipun begitu, biasanya jurnalis atau wartawan bisa menghubungi informasi kontak yang tertera di press release apabila ada pertanyaan lebih lanjut. 

5. Kendali Terhadap Informasi

Press conference dan press release memiliki tujuan yang sama untuk mengendalikan informasi. Namun, ada kendali yang berbeda atas informasi tersebut. Karena terdapat sesi tanya jawab, press conference memiliki kendali informasi yang sedikit longgar. Pertanyaan dari awak media bisa membuat perbincangan saat press conference menjadi tidak relevan dengan topik awal. 

Sementara itu, karena press release tidak dilakukan secara real-time, maka ada kendali penuh atas pesan yang disampaikan. Risiko adanya topik yang tidak relevan, miskomunikasi, atau misinterpretasi menjadi lebih minim. 

6. Proses Persiapan

Mempersiapkan press conference biasanya perlu waktu, sumber daya, dan dana yang cukup besar, mulai dari memilih tempat konferensi, menentukan jadwal, membuat materi, pengarahan kepada narasumber, mengundang jurnalis dan wartawan, dan lain-lain. 

Sedangkan persiapan press release relatif lebih cepat dan memungkinkan untuk diterbitkan ke publik saat itu juga. Dokumen pernyataan dari pihak terkait cukup dikirim kepada beberapa media melalui proses digital, sehingga tidak ada pengeluaran khususnya dana untuk logistik. 

7. Pelaksana dan Kontributor

Umumnya, press conference akan melibatkan cukup banyak pihak pelaksana termasuk kontributor. Bukan hanya oleh tim humas, press conference juga perlu mengundang awak media, serta penanggung jawab di kebutuhan konsumsi, teknisi audio, mitra media, dan lain-lain. 

Karena proses kegiatannya lebih singkat, press release biasanya tidak membutuhkan kontributor, melainkan hanya dari tim humas atau dari jasa press release sebagai penulis khusus untuk membuat siaran pers lalu mendistribusikannya kepada berbagai media dan khalayak.

8. Cakupan dan Distribusi 

Cakupan informasi yang disampaikan saat press conference umumnya hanya terbatas pada wartawan yang hadir di waktu tersebut. Sedangkan pada press release, cakupan informasi akan lebih luas karena pendistribusian bisa ke lebih banyak media. Namun, kedua alat PR ini pada akhirnya juga bisa berdampak luas saat telah dipublikasikan melalui siaran televisi ataupun berita. 

9. Urgensi Pelaksanaan

Baik press conference ataupun press release biasanya berlangsung saat perusahaan, organisasi, atau individu sedang mengalami situasi mendesak. Namun, keduanya memiliki tingkat urgensi yang sedikit berbeda. 

Press release biasanya akan langsung diterbitkan setelah perusahaan, organisasi, atau individu mengalami krisis, isu, atau konflik tertentu. Setelah itu, akan dilangsungkan press conference sebagai penjelasan lebih lanjut dari tim PR dengan informasi yang lebih lengkap dan detail. 

Tabel Perbedaan Press Conference dan Press Release

Dari sembilan aspek perbandingan di atas, kamu bisa memahami lebih ringkas perbedaan press conference dan press release melalui tabel berikut: 

Dengan memahami perbedaan press conference dan press release, kamu bisa menentukan strategi komunikasi yang paling tepat sesuai tujuan, situasi, dan target audiens. Namun di luar press release, membangun citra dan kepercayaan publik juga perlu didukung melalui publikasi media yang konsisten. 

Strategi seperti optimasi SEO melalui jasa SEO profesional dapat membantu meningkatkan visibilitas brand secara berkelanjutan, sementara kolaborasi dengan KOL atau influencer melalui jasa KOL juga efektif untuk memperluas jangkauan sekaligus memperkuat kredibilitas di mata audiens.

Jika kamu seorang digital marketer, praktisi SEO, KOL, ataupun brand owner yang tidak hanya ingin memaksimalkan fungsi public relations, namun juga meningkatkan strategi pemasaran melalui publikasi media nasional, media lokal, blogger, dan kerja sama KOL, seedbacklink hadir untuk menjawab kebutuhanmu. Platform martech ini akan membantu mengeksekusi ide pemasaran kamu menjadi hasil yang nyata dan lebih terukur.